Hoe kan ik WooCommerce en iDEAL betalingen verwerken in mijn administratie?
Voor je administratie is het belangrijk dat je betalingen kan identificeren in je webshop, payment provider zoals Mollie, en jouw bankafschrift. Jouw boekhouder wordt anders erg ongelukkig met je.
Ook jouw klanten willen waarschijnlijk graag relevante informatie zien in hun bankafschrift. Dit doe je meestal door het ordernummer of een transactienummer van de betaling bij de omschrijving van een betaling te plaatsen. Paytium doet dit automatisch, en Mollie Payments for WooCommerce ook.
Je kunt er vanuit gaan dat ik met Paytium altijd ernaar streef zoveel mogelijk relevante informatie op te slaan en door te sturen naar de iDEAL payment provider (Mollie) en dus de betaalafschriften van jezelf en jouw klanten.
Onbekende nummers
Echter, sommige payment providers hanteren verschillende (ongedocumenteerde) regels over welke informatie er zichtbaar is op de bankafschriften van jouw en jouw klant. Het kan dus voorkomen dat die informatie niet zichtbaar is. En dat bankafschriften en afschrijvingen dus niet eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan betalingen in jouw website.
Sommige nummers die soms onverklaarbaar op het bankafschrift verschijnen bij een betaling zijn interne nummers van de bank. Die helaas weer niet naar Paytium of de webshop terug gecommuniceerd worden.
Tip: doe een kruisverwijzing
Als de bankafschriften niet voldoende informatie weergeven voor een directe verwerking in de administratie, is de laatste oplossing om een kruisverwijzing te doen. Je moet dan verschillende overzichten exporteren en die naast elkaar leggen om met verschillende nummers orders en betalingen aan elkaar te koppelen. Het gaat dan vaak over minimaal een export van de WooCommerce orders, of de Paytium betalingen. Daarnaast een overzicht van de betalingen van de betaal provider zoals Mollie en eventueel het bank afschrift.
Overzichten van payment provider
Vooral het overzicht van de betaal provider is interessant. Bij Mollie kun je in het dashboard de betalingen op verschillende manieren downloaden. Bijvoorbeeld als CSV (te openen met Excel), een bestand dat meer informatie weergeeft dan de jouw eigen bankafschriften. Controleer dus of je betaal provider zo’n uitgebreid overzicht heeft.